La Técnica Pomodoro

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Voy a intentar explicar de una forma divertida y amena qué es la Técnica Pomodoro y porqué creo que puede ayudarnos a mejorar nuestra productividad e incluso nuestra calidad de vida.

La Técnica Pomodoro fue creada por Francesco Cirillo 1 observando a los botarates de sus compañeros de clase. Cuando Francesco interiorizó que él mismo también era un botarate, intentó desarrollar una técnica que, al menos, lo disimulara.

Debe su peculiar nombre a los típicos relojes de cocina con forma de tomate -pomodoro en italiano- y en el uso de dichos relojes como herramienta de creación y gestión de espacios de tiempo. Como veis, esto empieza bien. Al menos, parece divertida :)

EL ESCENARIO

¿Le habéis preguntado alguna vez a un desarrollador si se distrae mucho a lo largo del día? Os apuesto una cena a que, en el 99% de los casos, os contestarán: Para nada. Soy un auténtico Samurai del código. Ni una bomba nuclear de 400 megatones me desconcentraría. Si Elsa Pataky pasara por delante de mí en bikini, no conseguiría que levantara la vista del monitor. Soy un guerrero y el javascript es mi espada.

Sé que es duro, pero asumámoslo: también somos un poco botarates. Nuestra capacidad de perder el tiempo es infinita e inversamente proporcional a nuestra capacidad para darnos cuenta de ello. Aunque intentemos auto-convencernos, no perdemos sólo 5 minutos navegando por Internet, Spotify, Messenger, Facebook y hablando por el móvil. Un equipo de desarrollo, aguantando la respiración hasta que termine el rebuild de la aplicación

Lo peor de todo es que ni siquiera sabemos cuánto tiempo perdemos haciendo todas esas cosas. La nuestra es una profesión que sufre una pandemia continua denominada «Ego de Programador», que impide que los desarrolladores tengan capacidad de autocrítica y, peor aún, analicen las críticas constructivas ajenas.

El problema llega cuando, a cambio de todo este tiempo perdido, empezamos a hacer jornadas elásticas de 10 o más horas… o a comprobar como nunca llegamos a las expectativas de nuestros responsables y, lo que es más triste, de nosotros mismos.

Cuando comenzamos a buscar soluciones, nos encontramos con que existen un montón de metodologías de gestión del tiempo y de productividad personal -como la famosísima Getting Things Done 2-, pero, la mayoría se limita a definir un método con el que ordenar y priorizar nuestras tareas, sin responder a todas las preguntas.

¿Qué tal trabajaste ayer? ¿Cómo sabes si lo has hecho bien, muy bien o sólo regular? ¿Realmente tiene sentido que tu jefe te pida que rindas más? Y, en cualquier caso, ¿Cómo podrías demostrárselo? Si estás interesado en conocer las respuestas, la Técnica Pomodoro puede ayudarte a encontrarlas.

LA SOLUCIÓN

Aunque la técnica ha sido desarrollada por un italiano, podría pasar por filosofía gallega pura y dura, porque -antes de explicarte nada- comienza obligándote a enfrentarte a la siguiente pregunta.

¿Podrías trabajar -realmente SÓLO TRABAJAR- durante 25 minutos seguidos?

Lo cierto es que es difícil conseguir concentrarte en la misma actividad durante todo ese tiempo. Nos dispersamos y eso reduce nuestra productividad. En el caso concreto del desarrollo informático esto es aún más dramático. Algunos estudios sostienen que, cuando nos interrumpen en mitad de una tarea, llegamos a tardar hasta 15 minutos en retomar el nivel de concentración del que disfrutábamos en el momento de la interrupción. Para solucionar esto, la Técnica Pomodoro propone dos conceptos principales: la Gestión de Tareas y los Pomodoros, propiamente dichos.

  1. La Gestión de Tareas implica trabajar siempre con 2 papeles a mano. Por un lado, un inventario de tareas del que podemos elegir aquéllas que vamos a realizar a lo largo del día y apuntar otras nuevas. Por otro lado, una hoja de tareas para completar hoy con dos apartados: uno para las tareas planificadas y otro para tareas no planificadas y urgentes que puedan surgir. En esta hoja, iremos apuntando cuántos pomodoros tardamos en completar cada tarea. Existe un tercer papel, la hoja de registro, que sirve para documentar que hemos hecho en días pasados.
  2. Un Pomodoro se convierte en nuestra unidad mínima de trabajo (un pomodoro es indivisible) y dura exactamente 25 minutos. Durante esos 25 minutos nada, absolutamente NADA, debe distraerte de la tarea que estés realizando. Eso significa no contestar -y ni siquiera leer- correos, no navegar por Internet, no hablar por teléfono, ni conversar con tus compañeros. Un pomodoro te exige una concentración total y absoluta durante 25 minutos. A cambio, después de estos 25 minutos, puedes tomarte de 3 a 5 minutos libres para despejarte, relajarte y hacer cualquier cosa. Al final de cada ciclo de 4 pomodoros, el tiempo libre asciende a 15-30 minutos. El típico parón que puedes aprovechar para ir hasta la máquina del café, o dar un pequeño paseo que te permita recuperarte del esfuerzo realizado. Pronto, descubrirás que estar concentrado durante 4 pomodoros seguidos cansa, y mucho

Luke, defiende tus pomodoros

¿Y ya está? ¿Esto es todo? ¡Menuda memez!. Bueno, esto no es TODO. Sólo los conceptos básicos. Es sorprendente lo mucho que puede llegar a costar conseguir estar trabajando durante 25 minutos en algo sin interrupciones. Por eso, la técnica te propone que defiendas tus pomodoro con uñas y dientes.

Para empezar, los pomodoros no pueden dividirse. Si interrumpes uno, el pomodoro queda vacío y no cuenta. Así que, si quieres aumentar el número de pomodoros completados a lo largo del día y, por tanto, incrementar tu productividad, tienes que aprender a defenderlos.

Piénsalo bien ¿Realmente hay muchos correos, muchas llamadas que no puedan esperar 25 minutos? ¿Realmente te surgen tantas tareas y compromisos a lo largo del día que no puedan esperar 25 minutos?

Si te surge alguna tarea nueva, la apuntas en el apartado de tareas no planificadas y urgentes y ya la afrontarás en otro pomodoro. Si realmente la tarea no es tan urgente, la guardas en tu inventario de tareas, y ya la harás el día siguiente. Puedes dedicar parte de una parada de 5 minutos a revisar tus correos y llamadas, y planificar un pomodoro para contestarlos. Como veis hay múltiples formas de proteger vuestro pomodoro y, sin daros cuenta, pronto os veréis defendiéndolos como si os fuera la vida en ello :D

Insisto, esto son sólo los conceptos básicos.

UN EJEMPLO PRÁCTICO

Sé que algunos estaréis pensando que estoy loco, que me paso todo el día de fiesta con la tontería de los pomodoros, pero nada más lejos de la realidad. Trabajo más y mejor que nunca, sólo que optimizando mucho más mi tiempo. Os voy a poner un ejemplo del Mejor Escenario Teórico de aplicación de la técnica, cuando consigues defender tus pomodoros como un auténtico caballero Jedi.

Benito llega a su puesto de trabajo, utiliza su primer pomodoro para revisar las cosas que hizo el día anterior, revisar su inventario de tareas y rellenar su hoja de tareas para completar hoy. Comprueba que todo este en su sitio y lee los correos que tiene pendientes. Ha acabado su primer pomodoro. Pausa.

Comienza otro pomodoro. Y empieza a programar una nueva interfaz de creación de artículos que le han encargado. Sigue así durante dos pomodoros más. Aunque Benito quiere seguir trabajando en la interfaz, decide tomarse una pausa de 20 minutos para descansar y prepararse para la carga de trabajo que le queda en el resto del día. Utiliza 20 minutos para bajar a la cafetería y charlar con sus compañeros.

Repite el proceso durante otro ciclo de 3 pomodoros más y, cuando finaliza la tarea, aún quedan 7 minutos para la conclusión del último pomodoro y la hora de comer. Utiliza este tiempo para ordenar sus cosas y actualizar la hoja de tareas para completar hoy.

A las 15:15 h., Benito está de nuevo en su escritorio. Inicia el reloj de cocina y comienza otro Pomodoro. Ahora va a arreglar un bug que ha aparecido en la junta de la trocola del Servidor de Aplicaciones. No se toma mucho tiempo de descanso entre pomodoro y pomodoro -porque quiere acabarlo para hoy mismo- pero después de 4 pomodoros de concentración intensa se encuentra bastante cansado. Se toma su pausa larga y durante 20 minutos da un pequeño paseo por el parking de la empresa con un café en la mano. Le sirve para despejarse.

25 minutos después, Benito se sienta delante del ordenador y afronta su último ciclo de pomodoros, en el que le da tiempo a cerrar el bug y a documentar todo lo que ha hecho a lo largo del día en la hoja de registro. A las 18:30 h. acaba la jornada laboral y Benito se va a casa a disfrutar de su tiempo libre.

En un día perfecto de 8 horas, se deben completar: 1 ciclo de 4 pomodoros y otro de 3. por la mañana y otros 2 ciclos de 4 y de 3 por la tarde*. 14 pomodoros, o lo que es lo mismo, 350 minutos, casi 6 horas de trajo PURO.

¿Os parece poco? Os animo a que comprobéis si, ahora mismo, estáis trabajando durante el mismo tiempo y con la misma intensidad en vuestra jornada de 8 horas.

CONCLUSIÓN

Por supuesto, la Técnica Pomodoro no es infalible. Como todas las metodologías de trabajo tiene fallos, lagunas o contextos en los que es difícil su aplicación, pero con un poco de disciplina y paciencia, creo que podéis aplicarlo a vuestro día a día y comenzar a obtener resultados en muy poco tiempo. Por lo menos, a mi me ha ayudado.

Si queréis aprender más sobre la Técnica Pomodoro, os recomiendo que visitéis la estupenda página de Francesco Cirillo 1.

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