La Comunicación Asincrónica es un Superpoder para el Trabajo Remoto

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En la búsqueda sobre mejores maneras de trabajar remotamente me encontré con un excelente post sobre las bondades de la Comunicación Asincrónica Escrita, nada que no supiéramos, pero el análisis, la comparativa con la comunicación sincrónica y las conclusiones son casi irrefutables!

Hice una burda traducción del artículo original, si no se toman 5 minutos en leerlo, el resumen es: menos mattermost 1 y jitsi 2 y mas redmine 3 :P

Obviamente, no es un desafío individual, sino una una puesta en común en cada equipo.

La Comunicación Asincrónica es un Superpoder para el Trabajo Remoto

Fuente: https://snir.dev/blog/remote-async-communication/

Actualización: una discusión interesante sobre esto comenzó en hackernews 4

El entorno de trabajo remoto es diferente al de la oficina. Diferentes entornos requieren diferentes sistemas de comunicación. Un sistema de comunicación que se adapte a la realidad del trabajo remoto puede obtener beneficios sorprendentes: (incluso) una mejor productividad, una ventaja competitiva a largo plazo y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.

La comunicación escrita asincrónica es la herramienta más adecuada para el trabajo remoto. Estamos tan acostumbrados a hablar entre nosotros en la oficina, esperando respuestas inmediatas en el chat de trabajo y teniendo reuniones todo el día, que tratamos de replicar eso en casa con zoom y slack.

Escribir el uno al otro en slack mientras esperan respuestas inmediatas, o configurar múltiples reuniones de zoom todos los días fallará con el trabajo remoto a largo plazo.

Los chats y las videollamadas son problemáticos.

El uso de chats sincrónicos como Slack o Teams de Microsoft no es como hablar con un compañero de equipo que se sienta a tu lado:

  • Es más difícil de iniciar. Cuando es un compañero de equipo a tu lado, solo hablar es mucho más fácil que escribir una pregunta. Esto lleva a que se arrastre algo rápido y fácil más de lo necesario porque el compañero de equipo primero intentará resolverlo por sí mismo.
  • Es muy fácil de iniciar. Cuando se trata de alguien de un departamento diferente, en la oficina, generalmente, primero consultará con sus propios compañeros de equipo. Pero ahora, es tan fácil ir directamente a la fuente. Entonces recibirás spam.
  • Todos esperan una respuesta inmediata. Es un chat. Está diseñado para darnos la sensación de urgencia. Incluso cuando no es realmente urgente.
  • Perderás tu historia. Incluso si inviertes tiempo en explicar un concepto de la compañía a alguien en el chat, no se guarda en ningún lugar de manera organizada o reconocible. Se perderá en los registros de chat. Muy pronto, te encontrarás explicando las mismas cosas nuevamente.
  • Promueve el secreto. Las personas son naturalmente tímidas y prefieren no mostrar «debilidad» a otros compañeros de equipo. Por lo tanto, mantendrán sus preguntas y actualizaciones principalmente en chats privados o salas privadas.

Las videoconferencias también son problemáticas:

  • Solo una persona puede hablar a la vez. En realidad, más de uno puede hablar y aún todos podrán entender. Esta es una limitación de software.
  • No hay conversaciones paralelas. En realidad, en grandes reuniones, puede susurrar algo a un subgrupo de personas de la reunión. No puedes hacer esto en videoconferencias.
  • Todo esto lleva a reuniones de video que se sienten más como una conferencia. Una discusión verdadera es más difícil de facilitar (aunque no imposible).
  • Las videollamadas son cansadoras. La cámara está enfocada en tu cara y todos te ven todo el tiempo. No puedes perder el enfoque o alejarte para descansar un poco.

La comunicación sincrónica es problemática.

Incluso si descartamos las herramientas específicas de los chats y las videollamadas, todavía tenemos los problemas subyacentes de la comunicación sincrónica. Es decir, comunicación que espera que los otros participantes respondan dentro de un período de tiempo muy limitado.

Tener esa expectativa promueve la mala cultura laboral y limita su flexibilidad.

Cuando se espera que todos estén disponibles en cualquier momento, el costo de interrumpir a alguien y obtener una respuesta inmediata es menor que buscar una respuesta usted mismo. Ya sea en la documentación de terceros o en la documentación interna de la empresa.

Es decir, si existe documentación interna. Cuando todos esperan que se les pregunte sobre las cosas de todos modos, ¿por qué hacer el esfuerzo de documentar algo adecuadamente?

La planificación es otro culpable. La mayoría de las personas no pasarán por una planificación exhaustiva adecuada de sus tareas antes de tiempo. Preferirán definir el objetivo final y descubrir problemas y detalles a medida que avanzan. Saben que nunca se estancarán, las personas responderán sus preguntas a tiempo.

Esto crea una cultura de interrupciones en la organización. Se alimenta tan profundamente que la organización realmente no puede funcionar sin interrupción. Dado que la organización en su conjunto depende de eso, se convierte en parte de la cultura. Una vez que tenga una cultura de interrupciones, incluso el mejor comunicador del mundo no podrá cambiarla.

La flexibilidad del tiempo de trabajo también se romperá. Dado que todos dependen de que todos estén disponibles para las interrupciones dentro del día laboral, usted tiene un día laboral.

Debe estar sincronizado acerca de sus horarios de trabajo con todos los demás. Por lo tanto, renuncia a la capacidad de flexibilidad de tiempo de trabajo real.

¿Trabajando desde casa y soñando con recoger a sus hijos al mediodía, pasar el rato con ellos y volver a trabajar más tarde en la noche? Olvídalo. Te quedarás atrapado en algo muy rápido y nadie estará allí para ti. Sin mencionar que atrapará a sus colegas ya que no responderá sus preguntas por la tarde.

El control remoto real también está fuera de discusión. Realmente no puede tener miembros del equipo de EE.UU., Europa e India juntos cuando necesita que todos estén disponibles al mismo tiempo.

La escritura asincrónica puede resolver esto

Escribir intencionalmente para la comunicación asincrónica puede resolver todos los problemas mencionados anteriormente.

La escritura asincrónica es diferente de los mensajes de chat. Vive más tiempo, se dirige a un público más potencial y es fácil de descubrir.

Para vivir más tiempo, el texto debe ser consciente de un contexto de grupo de lectores más amplio. Cuando los chats a menudo consideran solo uno o dos lectores que tienen el contexto para entender de qué hablas, el texto de larga vida debe considerar a todo el grupo de lectores potenciales. Ahora y en algún momento en el futuro.

Para que el texto viva más tiempo y se dirija a un público más amplio, debe asumir un contexto de lector menos existente. Los mensajes de chat se dirigen a uno / dos lectores, en un momento específico. Por lo tanto, suponen que esos lectores tienen el contexto actual que les será claro específicamente.

La escritura asincrónica no asume un contexto de persona específico ni asume conocimiento de eventos «actuales». Sorprendentemente, eso no necesariamente hace que el texto sea más largo o más difícil de escribir.

Como ejemplo, consideramos un escenario en el que tenemos un problema de DB en nuestro equipo en el que la instancia de MySQL falla ocasionalmente debido a errores de falta de memoria. Escribiendo solo para su equipo, ellos saben cuál es el problema ahora y qué DB es.

Otros, pueden no saber qué DB tiene el problema (digamos que también usa mongodb en alguna parte), no saben cuál es el problema.

Un mensaje suficiente para el contexto del chat que no durará mucho tiempo podría ser: «Arreglaré la base de datos hoy». El texto asíncrono equivalente será registrar el problema en un sistema, márquelo como «trabajando en ello» por hoy con el texto «Problema de falta de memoria de MySQL».

El texto no es más largo, sin embargo, tiene todo el contexto que cualquier persona ajena podría necesitar para comprender lo que está sucediendo sin la necesidad de contactar a nadie para preguntar «¿En qué DB tenemos un problema?» «¿Cual es el problema?» «¿Desde cuándo lo sabemos?» «¿Quién está en eso?» etcétera etcétera’.

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Figura 1: Ejemplo Chat vs Comunicación Asincrónica

La capacidad de descubrimiento es la siguiente parte esencial de este sistema de comunicación. Necesita que sus escritos sean fácilmente reconocibles para todos los que puedan necesitarlos en el futuro.

Confiar en la búsqueda de texto completo generalmente no es una buena idea. Necesita un sistema de organización en su lugar. ¿A dónde va la descripción de tareas? ¿Dónde van los documentos de diseño del sistema? ¿Todos viven en un lugar o por proyecto? ¿O tal vez por departamento en grandes organizaciones?

Cada empresa tiene algún tipo de sistema, generalmente guiado por su intercambio de conocimientos también. Ya sea Jira, Basecamp, Monday o cualquier otra cosa. Solo tiene que asegurarse de que el sistema sea consistente y lo suficientemente ajustado como para que las personas nuevas en un proyecto puedan descubrir todo lo que necesitan.

Tomando el ejemplo del problema de MySQL aquí también, digamos que un nuevo miembro del equipo obtiene la tarea. La tarea está marcada con las etiquetas «base de datos», «infraestructura». Puede seguir la etiqueta de «base de datos» para encontrar tareas pasadas recientes realizadas, para ver si hay sospechosos obvios.

No encuentra ninguno, por lo que decide verificar si algún analista de datos hizo algo espeluznante. Él va a la lista de tareas de los equipos de analistas de datos, encuentra la etiqueta «nuevo tablero». Parecen una gran ventaja, encuentra que una nueva tarea en el tablero se realizó el día que comenzó el problema.

Ahora necesita revisar este tablero, pero usa un sistema de visualización con el que no está familiarizado. Se dirige a la wiki del equipo de datos, donde encuentra un documento sobre «cómo usamos nuestro sistema de visualización». Establece sus credenciales y entra a explorar las consultas.

Ya ves a dónde voy con eso. Cuando todo es fácilmente accesible y obvio, puede concentrarse en la tarea misma sin interrumpir el flujo. Imagine un escenario en el que en cada paso tendría que detenerse y preguntarle a alguien:

  • Josh de mi equipo: «Oye, ¿alguien le hizo algo al DB recientemente?»
  • Dani del equipo de datos: «Oye, ¿lanzaste o cambiaste alguna consulta pesada recientemente?»
  • Ramón de la infraestructura de datos: «Oye, ¿cómo usamos nuestra herramienta de visualización para editar un tablero?»

En este caso, depende de que otros estén disponibles y recuerden todas las respuestas. Su flujo se interrumpe constantemente sin ninguna forma de progresar antes de obtener respuestas. No puede concentrarse en un horario de trabajo flexible, porque debe tener todos los miembros del equipo constantemente disponibles.

Conclusión

En este ensayo describí por qué, en mi opinión, la comunicación sincrónica, como solíamos hacer desde la oficina, no es óptima para el control remoto. Luego demostré cómo la comunicación asincrónica a través de la escritura puede solucionar la mayoría de los culpables de la comunicación sincrónica.

  • La comunicación sincrónica mientras que la remota depende de chats y videollamadas, ambas son herramientas de comunicación inferiores que intentan imitar las conversaciones de la oficina. Pero no lo son.
  • La comunicación sincrónica es agotadora, repetitiva y elimina la mayoría de los beneficios del trabajo remoto (como horarios flexibles, contratación de todo el mundo, etc.)
  • La comunicación asincrónica permite el autodescubrimiento sin interrupciones:
    • Puede seguir fluyendo sin esperar que alguien le brinde detalles
    • Puede entrar en una sesión de «enfoque profundo» sin cambiar de contexto, lo que permite una mejor productividad
    • Puedes trabajar siempre que no dependas de nadie inmediatamente

La comunicación asíncrona preserva mejor el conocimiento de la empresa:

  • Has escrito registros de todo
  • Los tutoriales y guías se perfeccionan constantemente, por lo que las personas no perderán el tiempo en lo mismo dos veces
  • Tiene un lugar para el conocimiento a través de la escritura, en lugar del conocimiento privado en llamadas privadas o sala de chat que se pierde poco después

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